SIPA Automobiles fluidifie ses processus RH et IT

Webform et portail intranet

SIPA Néo : un portail RH pour centraliser, suivre et fiabiliser les demandes internes

Avec SIPA Néo, Livinweb accompagne SIPA Automobiles dans la modernisation de ses processus RH à travers une application métier sécurisée, pensée pour centraliser les demandes de recrutement et d’avenant, fluidifier les validations et renforcer la traçabilité entre les managers, les RH, la direction, la comptabilité et l’IT.

Introduction

Dans une organisation multi-sites, une demande RH ne se limite jamais à un simple formulaire.

Elle mobilise plusieurs acteurs, plusieurs validations, plusieurs informations sensibles et de nombreux échanges entre services. Lorsqu’un processus repose encore sur des formulaires anciens, des mails dispersés ou des suivis manuels, les risques augmentent : perte d’information, manque de visibilité, délais de traitement, ressaisies, erreurs ou absence de traçabilité.

SIPA Automobiles souhaitait moderniser son processus de gestion des demandes RH, en particulier les demandes de recrutement et les avenants. L’objectif n’était pas seulement de remplacer un ancien formulaire, mais de construire un véritable portail RH sécurisé, capable de structurer les informations, guider les utilisateurs, automatiser les notifications et donner aux équipes RH une vision claire de l’avancement.

Livinweb a donc conçu SIPA Néo comme une WebApp métier connectée au système d’information, avec une logique de workflow, de droits utilisateurs, de tableau de bord et d’évolutivité.

Sommaire interactif

Contexte

Le processus initial reposait sur un formulaire RH devenu difficile à maintenir et à faire évoluer. Les demandes étaient encore suivies en partie par mails, avec une coordination complexe entre les managers, les RH, les directeurs, la comptabilité et l’IT.

Cette organisation rendait le suivi moins lisible. Les statuts pouvaient manquer de clarté, les informations circulaient entre plusieurs canaux et les équipes RH ne disposaient pas toujours d’une vue centralisée pour piloter efficacement les demandes.

SIPA avait besoin d’un outil moderne, sécurisé et connecté à son environnement existant, notamment Microsoft 365, Azure AD et Lucca.

Le projet devait répondre à un double enjeu : simplifier l’expérience utilisateur pour les managers, tout en donnant aux RH un outil robuste pour traiter, suivre et fiabiliser les demandes.

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Objectifs

Le premier objectif était de centraliser les demandes RH dans un espace unique.

Les managers devaient pouvoir créer une demande facilement, depuis un portail accessible via leur compte Microsoft, avec un formulaire clair, guidé et adapté au contexte de la demande.

Les équipes RH devaient pouvoir consulter les demandes, modifier certains champs, piloter les statuts, filtrer les informations et suivre les actions réalisées.

Les autres services impliqués, comme la direction, la comptabilité ou l’IT, devaient être notifiés au bon moment, avec les bonnes informations, sans multiplier les échanges manuels.

Enfin, la solution devait être évolutive afin de pouvoir intégrer progressivement de nouveaux parcours, de nouvelles règles métier ou de nouvelles automatisations.

Les enjeux

Des interconnexions multiples et complexes

Transformer un formulaire en véritable workflow RH

Le projet ne consistait pas à reproduire un formulaire existant dans une version numérique. L’enjeu était de transformer un processus métier complet en workflow structuré.

Chaque demande devait pouvoir être créée, enrichie, validée, suivie et historisée dans un même environnement.

Cette approche permet de passer d’une logique de saisie isolée à une logique de pilotage.

Donner de la visibilité aux RH

Pour les équipes RH, la priorité était de disposer d’une vision claire des demandes en cours.

Le tableau de bord devait permettre de retrouver rapidement une demande, de filtrer par statut, date, établissement, service ou type de contrat, et de suivre l’avancement sans dépendre d’échanges dispersés par mail.

L’objectif est simple : moins de recherche d’information, plus de pilotage.

Des défis techniques

Adapter l’expérience à chaque profil

Une demande RH implique plusieurs profils, mais tous n’ont pas le même rôle.

Le manager doit pouvoir créer une demande simplement. Les RH doivent pouvoir contrôler et faire évoluer le dossier. La direction, la comptabilité ou l’IT doivent intervenir uniquement lorsque leur action est nécessaire.

SIPA Néo a donc été pensé comme une application multi-acteurs, avec des accès, des actions et des notifications adaptés à chaque rôle.

Fiabiliser les données et limiter les ressaisies

Un autre enjeu fort était l’interconnexion avec le système d’information existant.

En s’appuyant sur Microsoft 365, Azure AD et Lucca, l’application peut progressivement limiter les doubles saisies, sécuriser les accès et fiabiliser les informations utilisées dans le processus RH.

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La solution Livinweb

Livinweb a conçu SIPA Néo comme une WebApp RH indépendante, sécurisée et connectée au SI de SIPA Automobiles.

L’application permet aux utilisateurs de se connecter via leur environnement Microsoft. Une fois authentifiés, ils accèdent à un portail RH adapté à leur rôle.

Les managers peuvent créer une demande de recrutement ou d’avenant depuis un formulaire intelligent. Les champs s’adaptent selon le type de demande, le contrat, l’établissement ou les informations saisies.

Les RH disposent d’un espace de traitement centralisé. Elles peuvent suivre les demandes, intervenir sur certains champs, faire évoluer les statuts et conserver une trace des actions réalisées.

Des notifications automatiques permettent d’informer les interlocuteurs concernés au bon moment. Chaque acteur reçoit l’information utile selon son rôle dans le processus.

L’application est également pensée pour dialoguer avec les outils existants, notamment Azure AD et Lucca / Pagga, afin de construire progressivement un processus RH plus automatisé et plus fiable.

Fonctionnalités principales

Un accès sécurisé via Microsoft 365

SIPA Néo s’intègre à l’environnement d’authentification de l’entreprise. L’utilisateur accède au portail via son compte Microsoft, ce qui renforce la sécurité et simplifie l’expérience de connexion.

Des formulaires RH intelligents

Les formulaires de recrutement et d’avenant ne sont pas de simples formulaires figés.

Ils intègrent des règles conditionnelles, des champs dynamiques et des logiques métier permettant d’adapter l’affichage au contexte de la demande.

Cette approche réduit les erreurs de saisie et rend l’expérience plus fluide pour les utilisateurs.

Un tableau de bord RH centralisé

Le tableau de bord permet aux équipes RH de suivre l’ensemble des demandes depuis une interface unique.

Les demandes peuvent être filtrées, consultées, exportées et pilotées selon leurs statuts. Les RH gagnent ainsi en visibilité et en capacité d’action.

Des notifications automatisées selon les rôles

Les notifications permettent d’éviter les relances manuelles et de fluidifier le passage d’information.

Selon l’étape de la demande, les interlocuteurs concernés peuvent être automatiquement informés : RH, directeur, comptable ou IT.

Une logique multi-acteurs

SIPA Néo prend en compte les différents profils qui interviennent dans le processus RH.

Chaque utilisateur dispose d’un rôle, d’un niveau d’accès et d’actions adaptées à sa responsabilité dans le workflow.

Une solution connectée au système d’information

La solution est pensée pour s’intégrer progressivement à l’écosystème SIPA : Microsoft 365, Azure AD, Lucca / Pagga et, selon le périmètre, automatisations IT autour des comptes, du matériel ou des listes de diffusion.

Les complexités gérées

Le projet SIPA Néo concentre plusieurs complexités métier et techniques.
La première concerne la diversité des acteurs. Une demande RH doit être compréhensible pour le manager, exploitable par les RH, utile pour la comptabilité et actionnable par l’IT.
La deuxième concerne les règles conditionnelles. Le formulaire doit rester simple à utiliser, tout en intégrant des logiques métier précises selon les cas rencontrés.
La troisième concerne la traçabilité. Chaque demande doit pouvoir être suivie dans le temps, avec des statuts clairs, des actions identifiables et une meilleure lisibilité du processus.
La quatrième concerne l’intégration SI. L’application doit rester indépendante, mais capable de communiquer avec les outils existants afin d’éviter l’isolement des données.

Ce que SIPA Néo change concrètement

Avant SIPA Néo, une demande RH pouvait générer de nombreux échanges, plusieurs ressaisies et un suivi difficile à consolider.

Avec SIPA Néo, les demandes sont centralisées, les rôles sont clarifiés, les statuts deviennent visibles et les informations circulent dans un cadre structuré.

Pour les managers, la création d’une demande devient plus simple. Pour les RH, le suivi devient plus lisible. Pour la direction, la comptabilité et l’IT, les informations arrivent au bon moment.

Pour l’organisation, le processus devient plus fiable, plus traçable et plus facilement évolutif.

Résultats attendus

SIPA Néo permet de réduire la dépendance aux échanges mails, de limiter les pertes d’information et de renforcer la coordination entre les services.

La solution apporte une meilleure visibilité sur les demandes RH, une expérience plus simple pour les utilisateurs et une base applicative solide pour faire évoluer les processus internes.

Au-delà de la modernisation d’un formulaire, SIPA dispose d’un véritable portail RH, capable d’accompagner la structuration et l’automatisation progressive de ses workflows.

Conclusion

SIPA Néo illustre parfaitement la manière dont une application web métier peut transformer un processus interne complexe.

En centralisant les demandes RH, en automatisant les notifications, en structurant les rôles et en connectant progressivement l’application au système d’information, Livinweb aide SIPA Automobiles à passer d’un fonctionnement manuel et dispersé à un workflow RH sécurisé, lisible et évolutif.

Ce projet démontre la valeur d’une approche sur mesure : comprendre le métier, formaliser les règles, simplifier l’expérience utilisateur et construire une application réellement adaptée aux usages de l’entreprise.

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