Création d’une plateforme pour le suivi des temps de réalisation des contrats

Dans un monde où le suivi de la productivité et la gestion des ressources sont de plus en plus cruciaux, une entreprise a fait appel à nos services pour relever un défi de taille : abandonner les feuilles Excel complexes et adopter une solution plus rationnelle et sécurisée.

Grâce à notre expertise en technologie et gestion de projets, nous avons développé un workflow sur mesure pour eux, qui gère le flux de l’activité depuis le devis jusqu’à la réalisation. Nous avons également mis en place un système pour enregistrer et gérer l'imputation des charges par les membres du projet, leur permettant d'avoir une visibilité claire sur l'évolution des charges et du reste à faire pour chaque projet.

Dans ce use case, nous allons partager comment notre solution a non seulement répondu aux besoins de l'entreprise, mais aussi comment elle a amélioré l'efficacité et la productivité de leurs équipes. Nous aborderons également les spécificités techniques de la solution et comment elle a été mise en œuvre pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Parce que tout dirigeant ou directeur de BU sait combien il est complexe de mesurer la productivité de ses équipes, de faire la chasse à des charges non devisées ou à des dépassements de charge lors de la réalisation d’un projet, nous avons développé un workflow qui gère le flux de l’activité depuis le devis jusqu’à la réalisation.

Dans la phase de développement, l’affectation de charges et ressources sont suivies et l’imputation des charges par les membres du projet par leur saisie des temps sur les tâches définies par le chef de projet est enregistrée et gérée.

Pour chaque projet, les chefs de projet ont une visibilité sur le consommé et le reste à faire et le dépassement des charges.

Les responsables financiers, commerciaux et techniques d’une entreprise ont besoin d’améliorer la visibilité sur les différentes activités et d’avoir des états de situation des projets pour connaître l’avancement de la facturation, l’occupation des ressources, ce qu’il reste à faire et le dépassement des délais et des charges.

Les feuilles Excel existent mais doivent être partagées et si sur un même projet, plusieurs personnes sont amenées à les remplir, la confidentialité, la sécurité et la disponibilité peuvent être difficiles à assurer.

Les développements s’adaptent aux fonctionnements spécifiques de l’entreprise pour tendre vers une utilisation optimale en termes simplicité et de productivité.

Ils ont été faits avec le CMS Livinweb et sur les technologies classiques de développement web : HTML/CSS, PHP, MySQL pour la base de données. 

Des profils utilisateurs ont été définis pour tenir compte de leurs activités et droits respectifs.

Un responsable des opérations pourra avoir accès à des données qu’un chef de projet ne verra pas mais pourra contrôler et mettre à jour celles d’un collaborateur qui lui-même pourra saisir en fonction de son occupation sur les tâches qui lui auront été affectées.

Les utilisateurs sont satisfaits avec des feuilles de temps bien plus simples à remplir quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Les chefs de projet ont une visibilité au quart de journée par exemple sur le temps passé sur une tâche ou sur le temps dépassé.

Les responsables peuvent établir budget et prévisionnel plus sereinement.

Et si vous aussi, vous avez envie de rationaliser l’utilisation de vos feuilles Excel ou Google sheet pour garantir la confidentialité de vos données et leur hébergement que vous choisissez, parlons en !